Zásady ochrany osobních údajů

platné od: 1. 7. 2026

Zásady zpracování osobních údajů – informační memorandum

 

Beyond Psychedelics, z. ú., IČO 084 43 840, se sídlem Rybná 716/24, 110 00 Praha 1 – Staré Město, zapsaná v rejstříku ústavů vedeném Městským soudem v Praze, sp.zn. U 812 (dále jen „Správce“), jako správce osobních údajů, tímto informuje subjekty údajů o jejich zpracovávání. Tyto zásady současně používají pro provoz webových stránek provozovaných Správcem na adrese: https://www.beyondpsychedelics.cz. 

 

Správce klade velký důraz na ochranu osobních údajů ve smyslu Nařízení (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) při jejich správě a zpracování. Obsahem tohoto memoranda jsou relevantní informace o zpracovávání těchto osobních údajů, zejména o rozsahu osobních údajů, které Správce zpracovává, účelech tohoto zpracování, době jejich uchování, způsobu zpracování a uchování, a právech subjektů údajů v souvislosti s jejich zpracováním. 

 

Kontaktní údaje pro poskytování informací o zpracování osobních údajů:

e-mail: info@beyondpsychedelics.cz

korespondenční adresa: Rybná 716/24, Staré Město, 110 00 Praha 1

tel.: +420 775 981 880

datová schránka: t9i73sv

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů. 

 

Kategorie zpracovávaných osobních údajů

*Výčet osobních údajů v kategoriích níže je příkladý. Přesný rozsah zpracovávaných osobních údajů Správce poskytne na žádost prostřednictvím výše uvedených kontaktů.    *

 

Kategorie A: identifikační údaje (titul, jméno, příjmení, datum narození a trvalý pobyt);

Kategorie B: kontaktní údaje (e-mail, korespondenční adresa, tel., adresa datové schránky); 

Kategorie C: fakturační údaje (IČO, DIČ, fakturační adresa, bankovní spojení);

Kategorie D: údaje o dosaženém vzdělání (kvalifikace vč. získaných certifikátů a osvědčení) a profesní údaje (historie zaměstnání a členství v profesních organizacích); 

Kategorie E: údaje o účasti v programech organizovaných Správcem (vč. docházky a studijních výsledků);

Kategorie F: citlivé osobní údaje (dle čl. 9 GDPR);

Kategorie G: výzkumné údaje (osobní údaje subjektu údajů vytvořené v rámci výzkumné a evaluační činnosti Správce);

Kategorie H: marketingové údaje (údaje o odběru newsletteru a preferované komunikaci);

Kategorie I: technické údaje (IP adresa, cookies, logy);

Kategorie J: obrazové a zvukové záznamy (audio, video, audiovizuální záznamy);

Kategorie K: mzdové a personální údaje (údaje související s pracovním poměrem subjektu údaje jako zaměstnance u Správce jako zaměstnavatele a odměňováním, tzn. rodné číslo, údaje příjmech a výdajích, bankovní spojení, místo výkonu práce a pracovní zařazení, vč. citlivých osobních údajů o zdravotním stavu, bezúhonnosti apod.)

 

Správce vědomě nezpracovává osobní údaje dětí, ani se na tomto zpracovávání nijak nepodílí, s výjimkou Kategorie K v rozsahu nezbytném pro řádné vedení pracovněprávní agendy zaměstnanců Správce. Obsah ani forma webových stránek Správce nejsou určeny pro děti a ani žádná z funkcí stránek není uzpůsobena ke sběru jejich osobních údajů.

 

Procesy, v rámci kterých dochází ke zpracování osobních údajů, jejich účely a důvody zpracování 

*Správce za účelem zpřehlednění postupů při zpracování osobních údajů rozdělil jednotlivé procesy do kategorií dle účelu konkrétního zpracování. Specifikace procesů, vč. kategorie zpracovávaných údajů jsou obsaženy v přiložené tabulce. *

 

Webové stránky využívají při svém provozu tzv. cookies. Tyto soubory slouží pro zajištění bezpečného a řádného užívání stránek, a dále sběr a analýzu dat za účelem monitorování návštěvnosti webových stránek a sledování aktivit uživatelů s cílem snadnějšího zpřístupnění obsahu, ukládání uživatelských preferencí a akcí učiněných na webových stránkách (přihlášení do e-shopu, přidávání položek do nákupního košíku a další). Tyto údaje jsou v nezbytném rozsahu zpracovávány na základě oprávněného zájmu správce, v rozšířeném rozsahu pak, bylo-li jejich poskytnutí a zpracování odsouhlaseno subjektem údajů – takovýto souhlas může subjekt údajů kdykoli odvolat.

 

Typ	Název	Účel	Expirace
Cookies třetích stran	_ga (Google Analytics)	Rozlišení jednotlivých návštěvníků a získání statistických informací	2 roky
Cookies třetích stran	_ga_* (Google Analytics)	Uchování stavu relace a získání statistických informací	2 roky
Nezbytné cookies	cookie_notice_accepted (Cookie Notice & Compliance)	Uložení volby uživatele týkající se používání cookies	1 měsíc
Nezbytné cookies	cookie_notice_preferences (Cookie Notice & Compliance)	Uložení nastavení cookies uživatele	1 měsíc

 

V případě, že subjekt údajů provede změnu nastavení, může dojít k znepřístupnění některých funkcí webových stránek.

 

Údaje, které správce takto získá, mohou být zpřístupněny dalším zpracovatelům, jak jsou specifikováni výše.

 

Doba zpracování osobních údajů

 

Správce osobní údaje zpracovává vždy pouze po dobu, kterou zákon ukládá, případně po dobu nejvýše 10* *let ukončení příslušného právního vztahu mezi Správcem a subjektem údajů.  V případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu zpracovává Správce takové osobní údaje po dobu, po kterou disponuje platným souhlasem s jejich zpracováním, nejdéle však 10 let od udělení souhlasu.  

 

Předávání osobních údajů

Osobní údaje jsou, resp. mohou být předávány dodavatelům služeb, nebo dodavatelům služeb zpřístupněny, a to:

 

• vedení personální, mzdové a účetní agendy:

[Pohoda, Pamica, Tax] STORMWARE s.r.o., IČO 25313142, se sídlem Za Prachárnou 4962/45, 586 01 Jihlava, Česká republika.

• dodavatelé IT služeb: 

[Trello] Atlassian Pty Ltd, LEI 5493005ANNO41NYIM267, se sídlem 341 George Street, 6. podlaží, Sydney, NSW 2000, Austrálie

[Canva] Canva Pty Ltd, LEI 98450090RD6DF9XD1546, se sídlem 110 Kippax Street, Surry Hills, NSW 2010, Austrálie

[Google Workspace, Google Analytics] Google Ireland Limited, EUID IE00036804700000, se sídlem Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko

[edCafe] Inknoe Pte. Ltd., UEN 201526061D, se sídlem 11 Woodlands Close, #10-33, Singapore 737853, Singapore 

[Mailchimp] Intuit Inc., LEI VI90HBPH7XSFMB9E4M29, C/O Corporation Service Company, 251 Little Falls Drive Wilmington, Delaware, USA

[SimpleShop] Redbit s.r.o., IČO 241 97 190, se sídlem Antonína Dvořáka 612, 280 02 Kolín II

[Reservio] Reservio CZ s.r.o., IČO 083 94 601, se sídlem Palachovo náměstí 799/5, 625 00 Brno – Starý Lískovec 

[Cryptomator] Skymatic GmbH, EUID DER3201.HRB22635, se sídlem Am Hauptbahnhof 6, 53111 Bonn, Spolková republika Německo 

[Slack] Slack Technologies, LLC, LEI 549300VIZRB02KN4IJ45, se sídlem 415 Mission St, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA

[Vimeo] Vimeo.com, Inc., LEI 2549009SIQM8TBX0R823, se sídlem 330 West 34th Street, 10. podlaží, New York, NY 10011, USA

[WEDOS hosting a email] WEDOS Internet, a.s., IČO 281 15 708, se sídlem Masarykova 1230, 373 41 Hluboká nad Vltavou

[Zoom] Zoom Communications Inc., LEI 549300T9GCHU0ODOM055, se sídlem 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA

[IT poradenství] Radek Kočár, IČO 05365341, podnikající fyzická osoba dle živnostenského zákona, se sídlem Tábor 2660/53, Královo Pole, 612 00 Brno, Česká republika.

[Vedení účetní agendy] EP servis, spol. s r.o., IČO 63495660, se sídlem Cejl 37/62, Zábrdovice, 602 00 Brno, Česká republika.

• orgány moci veřejné v rámci jejich kontrolní a dohlížecí činnosti, mj. nad projekty zpracovávanými Správcem v rámci veřejné podpory a grantů.

Citlivé údaje ve smyslu čl. 9 GDPR mohou být zpřístupněny třetím osobám výlučně v nezbytném rozsahu pro jejich šifrování a ano/pseudonymizaci prostřednictvím k tomu určených nástrojů, a dále v rozsahu uloženém Správci obecně závaznými právními předpisy.  

 

Nejedná-li se dále o zpracování citlivých údajů ve smyslu čl. 9 GDPR, může Správce jejich zpracováním v dílčím či úplném rozsahu pověřit následující osoby, jednající ve shodě se Správcem: 

• BEYOND Production s.r.o., IČO 051 82 484, se sídlem Neklanova 123/19, 128 00 Praha 2 – Vyšehrad

• Beyond Institute s.r.o., IČO 216 02 743, se sídlem Neklanova 123/19, 128 00 Praha 2 – Vyšehrad 

 

Zabezpečení osobních údajů

 

Osobní údaje jsou zpracovávány automatizovaně za využití dostupných moderních IT a také manuálně prostřednictvím odpovědných zaměstnanců a orgánů Správce a dodavatelů služeb. Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování a/nebo profilování.  

 

Za účelem zabezpečení osobních údajů Správce implementoval potřebná technická a organizační opatření, vč. šifrování, chránící je před neoprávněným přístupem a zneužitím, zejm. zavedením povolování přístupu k dokumentům obsahujícím tyto údaje pouze konkrétnímu okruhu oprávněných osob. 

 

Citlivá data jsou Správcem zásadně bezprostředně po jejich poskytnutí šifrována a v šifrované podobě pak uchována (přičemž přístup k nešifrovaný datům má výlučně vedoucí a administrátor konkrétního projektu). V potřebném rozsahu (zejm. v rámci samotné výzkumné a evaluační činnosti) pak Správce nakládá s osobními údaji v anonymizované, popř. pseudonymizované podobě, nejedená-li se o nakládání s osobními údaji ´v Kategorii K.

 

Práva subjektu údajů a způsob jejich uplatnění

*Jakékoliv z níže uvedených práv může subjekt údajů uplatnit prostřednictvím výše uvedených kontaktů. Z důvodu právní jistoty všech zúčastněných Správce doporučuje využití písemné formy komunikace. Správce je při vyřízení žádosti povinen spolehlivě ztotožnit osobu žadatele. Konkrétní žádosti Správce zpracovává bez zbytečného odkladu; o případných průtazích při zpracování žádosti a jejich povaze a důvodu Správce žadatele vždy informuje. V případě zjevné neodůvodněnosti žádosti (opakované žádosti v krátkém časovém rozmezí, šikanózní žádosti apod.), je Správce oprávněn požadovat náhradu nákladů zpracování žádosti. *

 

Subjekt údajů má:

• Právo získat přístup ke svým osobním údajům, na základě kterého je Správce povinen vydat subjektu údajů potvrzení o tom, jaké jeho osobní údaje zpracovává, za jakým účelem, komu je zpřístupňuje, jak dlouho je zpracovává, kdo tyto osobní údaje poskytl a také poučení o právech s jejich zpracováním souvisejících.

• Právo na opravu osobních údajů, jsou-li nepřesné nebo neaktuální, jejich opravou, doplněním, nebo úplným odstraněním. Po dobu, než je správnost osobních údajů ověřena, je Správce povinen omezit jejich zpracování a o zjednání nápravy a zrušení omezení zpracování je Správce povinen subjekt údajů informovat. 

• Právo na výmaz osobních údajů, které lze uplatnit v níže uvedených případech:

  • pomine účel, pro který jsou osobní údaje zpracovávány, 

  • uplatnění oprávněných námitek proti zpracování osobních údajů, 

  • osobních údaje jsou zpracovávány v rozporu se zákonem, 

  • povinnost výmazu stanoví obecně závazné právní předpisy. 

Právo na výmaz nelze uplatnit v případě, kdy zákon výslovně ukládá povinnost osobní údaje zpracovat a v případě, kdy jsou osobní údaje zpracovávány pro určení, výkon nebo hájení právních nároků Správce.  

• Právo na omezení zpracování osobních údajů v níže uvedených případech: 

  • osobní údaje jsou zpracovávány v nepřesném znění, a to po dobu, než je zajištěna jejich správnost, 

  • je-li Správce povinen osobní údaje vymazat z důvodu rozporu se zákonem, ale subjekt údajů jejich výmaz odmítne, 

  • Správce již nepotřebuje tyto informace k účelu, ke kterému je získal, ale subjekt údajů výslovně požaduje pouze omezení jejich zpracování z důvodu určení, výkonu a hájení právních nároků, 

  • subjekt údajů podal námitku proti oprávněnosti jejich zpracování, a to po dobu, než je oprávněnost námitka posouzena.  

Vyjma výše uvedených případů, může Správce osobní údaje po uplatnění práva na omezení zpracování zpracovávat pouze se souhlasem subjektu údajů nebo z důvodu určení, výkonu a hájení právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby a také pro účely důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo jejího členského státu. 

• Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů v případě, že jsou osobní údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu Správce, pro účely veřejného zájmu nebo výkonu veřejné moci, pro účely přímého marketingu nebo z důvodu vědeckého či historické výzkumu. 

• Právo přenést osobní údaje k jinému správci, kdy Správce poskytne zpracovávané osobní údaje ve strojově čitelném formátu, typicky excelovém nebo jemu podobném souboru, a subjekt údajů má právo tento soubor předat jím zvolenému správci. Toto právo může subjekt údajů uplatnit, zpracovává-li Správce osobní údaje na základě souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy.   

• Právo na odvolání souhlasu v případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu subjektu těchto údajů, pokud neexistuje jiný relevantní důvod pro jejich zpracování. Odvolání souhlasu nikdy nemá vliv na zpracování před odvoláním souhlasu.  

• Právo podat stížnost proti zpracování osobních údajů u dozorového orgánu, kterým je Úřadu pro ochranu osobních údajů, jehož adresa je Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 125, případně pro konzultace ve věci GDPR speciálně vytvořená linka +420 234 665 800, email: posta@uoou.cz,  datová schránka: qkbaa2n.

 

Správce průběžně vyhodnocuje a aktualizuje pravidla pro ochranu osobních údajů. Aktuální pravidla jsou vždy zveřejněna na webových stránkách Správce uvedených v záhlaví těchto zásad.